Welche Kapazität brauchen Sie? So berechnen Sie den Bedarf

Warum die richtige Maschinengröße entscheidend ist

Die Wahl der richtigen Kaffeemaschine für das Büro beginnt mit einer simplen, aber entscheidenden Frage: Wie viele Tassen Kaffee werden pro Tag benötigt? Eine zu kleine Maschine führt zu Warteschlangen, Unzufriedenheit und vorzeitigem Verschleiß. Eine zu große Maschine hingegen bedeutet unnötige Kosten und verschwendeten Platz. Die optimale Maschinengröße liegt genau dazwischen und hängt von mehreren Faktoren ab, die wir in diesem Artikel detailliert durchgehen.

So berechnen Sie Ihren tatsächlichen Kaffeebedarf

Bevor Sie sich auf die Suche nach der passenden Maschine machen, sollten Sie den tatsächlichen Bedarf in Ihrem Büro ermitteln. Die folgenden Richtwerte helfen Ihnen bei der Kalkulation:

Durchschnittlicher Konsum in deutschen Büros

Kaffeetrinker-Anteil: Etwa 80 Prozent der Belegschaft trinken regelmäßig Kaffee
Durchschnittliche Tassen pro Person: 3 bis 4 Tassen pro Arbeitstag
Spitzenzeiten: Morgens zwischen 8 und 10 Uhr sowie nach der Mittagspause

Berechnungsbeispiel

Nehmen wir ein Büro mit 40 Mitarbeitenden. Davon trinken rund 32 Personen regelmäßig Kaffee, jeweils durchschnittlich 3,5 Tassen pro Tag. Das ergibt einen Tagesbedarf von etwa 112 Tassen. In Spitzenzeiten werden davon rund 40 Prozent innerhalb von zwei Stunden abgerufen, also rund 45 Tassen in 120 Minuten. Das bedeutet: Ihre Maschine muss in der Lage sein, mindestens eine Tasse alle drei Minuten zuzubereiten, und das dauerhaft und zuverlässig.

Berechnungsformel: 40 Mitarbeiter × 80% × 3,5 Tassen = 112 Tassen pro Tag — So berechnen Sie den täglichen Kaffeebedarf in Ihrem Büro · Bild: KI-generierte Illustration

Die richtige Maschine für jede Bürogröße

Kleines Büro: 5 bis 15 Mitarbeitende

Für kleine Büros und Start-ups eignen sich kompakte Kaffeevollautomaten, die auf der Küchenzeile Platz finden. Diese Geräte verfügen in der Regel über einen Wassertank, der ein- bis zweimal täglich aufgefüllt werden muss.

Anforderungen:

Tageskapazität: 20 bis 60 Tassen
Wassertank: 2 bis 4 Liter ausreichend
Bohnenbehälter: 250 bis 500 Gramm
Milchsystem: Einfaches Aufschäumsystem genügt

Vorteile kompakter Geräte:

Geringer Platzbedarf
Einfache Installation ohne Wasseranschluss
Niedrigere Betriebskosten
Unkomplizierte Bedienung

Worauf Sie achten sollten: Auch bei kleinen Maschinen ist die Verarbeitungsqualität entscheidend. Günstige Einsteigergeräte aus dem Einzelhandel sind für den Privatgebrauch konzipiert und halten der täglichen Belastung in einem Büro oft nicht stand. Setzen Sie auch bei kleinen Teams auf professionelle Geräte, die für den gewerblichen Einsatz gebaut sind.

Mittleres Büro: 15 bis 50 Mitarbeitende

In dieser Größenordnung kommen Sie mit einfachen Tischgeräten an Ihre Grenzen. Hier empfehlen sich professionelle Kaffeevollautomaten mit Festwasseranschluss und größerem Bohnenbehälter.

Anforderungen:

Tageskapazität: 60 bis 200 Tassen
Festwasseranschluss empfohlen
Bohnenbehälter: 500 Gramm bis 1 Kilogramm
Milchsystem: Integrierter Milchkühler
Automatische Reinigungsprogramme

Empfohlene Maschinenklasse:

Merkmal	Empfehlung
Brühgruppe	Professionelle Brüheinheit mit hoher Standzeit
Mahlwerk	Stahl- oder Keramikmahlwerk
Bedienung	Touchscreen mit Favoritenspeicher
Tresenhöhe	Mindestens 14 cm für große Tassen
Abtropfschale	Großvolumig mit Füllstandsanzeige

Großes Büro: 50 bis 150 Mitarbeitende

Ab 50 Mitarbeitenden reicht eine einzelne Maschine in der Regel nicht mehr aus. Sie haben hier zwei Optionen: entweder ein leistungsstarkes Hochkapazitätsgerät oder mehrere Maschinen, die auf verschiedene Bereiche verteilt werden.

Option A: Eine leistungsstarke Maschine Hochleistungs-Vollautomaten können bis zu 300 Tassen pro Tag zubereiten. Sie verfügen über große Bohnenbehälter, oft sogar zwei verschiedene Sorten, und leistungsstarke Brühgruppen, die eine kurze Durchlaufzeit garantieren.

Option B: Mehrere Maschinen Die Verteilung auf mehrere Standorte hat den Vorteil, dass Laufwege kürzer werden und sich die Belastung auf mehrere Geräte verteilt. Zudem fördert dies den sozialen Austausch auf verschiedenen Ebenen oder in verschiedenen Abteilungen.

Unsere Empfehlung: Für Büros dieser Größe ist die dezentrale Lösung mit zwei bis drei professionellen Maschinen meist die bessere Wahl. So vermeiden Sie Engpässe und bieten jedem Mitarbeitenden einen kurzen Weg zum nächsten Kaffee.

Sehr großes Büro oder Produktionsbetrieb: Über 150 Mitarbeitende

In dieser Kategorie sprechen wir von Unternehmensstandorten, Produktionshallen oder Verwaltungsgebäuden mit vielen Mitarbeitenden. Hier ist eine durchdachte Versorgungsstrategie gefragt.

Typische Konfiguration:

3 bis 6 Maschinen, strategisch verteilt
Kombination aus verschiedenen Maschinentypen je nach Standort
Zentrales Wartungskonzept mit festen Serviceintervallen
Eventuell ergänzt durch Heißgetränkeautomaten in Produktionsbereichen

Festwasseranschluss oder Wassertank: Was ist besser?

Diese Frage wird häufig gestellt und lässt sich klar beantworten:

Wassertank

Geeignet für bis zu 15 bis 20 Tassen pro Tag
Flexibel aufstellbar, kein Installationsaufwand
Muss regelmäßig aufgefüllt werden
Risiko: vergessenes Nachfüllen führt zu Unterbrechungen

Festwasseranschluss

Empfohlen ab 20 Tassen pro Tag
Unterbrechungsfreier Betrieb
Einmalige Installation nötig
Integrierte Wasserfilter schützen die Maschine und verbessern den Geschmack

Für die meisten Büros ab einer Größe von 15 Mitarbeitenden empfiehlt sich der Festwasseranschluss. Er bietet Komfort, Zuverlässigkeit und schont langfristig die Maschine. Alle Details zur Installation finden Sie in unserem Artikel Kaffeevollautomat mit Festwasseranschluss.

Vergleich Wassertank vs. Festwasseranschluss — Wassertank bis 20 Tassen/Tag, Festwasser ab 20 Tassen/Tag empfohlen · Bild: KI-generierte Illustration

Spitzenzeiten einplanen: Die Rush-Hour am Kaffeeautomaten

Ein häufiger Fehler bei der Maschinenwahl ist die Orientierung am Durchschnittsverbrauch. In der Praxis ist die Belastung aber nicht gleichmäßig über den Tag verteilt. Morgens und nach der Mittagspause gibt es Stoßzeiten, in denen die Maschine besonders stark beansprucht wird.

Typische Verteilung des Kaffeekonsums über den Tag:

Uhrzeit	Anteil am Tagesverbrauch
7:00 – 9:00	30 %
9:00 – 11:00	20 %
11:00 – 13:00	10 %
13:00 – 14:30	25 %
14:30 – 17:00	15 %

Das bedeutet: In den beiden Stunden morgens werden fast ein Drittel aller Tassen zubereitet. Ihre Maschine muss diese Spitzenlast bewältigen können, ohne dass sich lange Warteschlangen bilden.

Kaffeekonsum im Tagesverlauf: 30% morgens, 25% nach der Mittagspause — Die Spitzenzeiten liegen morgens und nach der Mittagspause · Bild: KI-generierte Illustration

Durchlaufzeiten im Vergleich

Einfacher Espresso: 25 bis 35 Sekunden
Café Crème: 30 bis 45 Sekunden
Cappuccino mit Milchschaum: 45 bis 70 Sekunden
Latte Macchiato: 60 bis 90 Sekunden

Milchgetränke dauern deutlich länger. Wenn in Ihrem Büro viele Cappuccino-Trinker sind, sollten Sie die Kapazität entsprechend großzügiger planen.

Wachstum einplanen: Heute richtig, morgen zu klein?

Ein wichtiger Aspekt, der oft vergessen wird: Planen Sie für die Zukunft. Wenn Ihr Unternehmen wächst, wächst auch der Kaffeebedarf. Die Maschine, die heute perfekt passt, kann in zwei Jahren bereits an ihre Grenzen stoßen.

Empfehlung: Kalkulieren Sie mit einem Puffer von 20 bis 30 Prozent über dem aktuellen Bedarf. So sind Sie auf der sicheren Seite, wenn neue Kolleginnen und Kollegen dazukommen.

Ein weiterer Grund, warum das Mieten einer Kaffeemaschine für viele Unternehmen die beste Lösung ist: Sie können die Maschine bei Bedarf unkompliziert gegen ein größeres Modell tauschen, ohne eine neue Investition tätigen zu müssen.

Einzel- oder Mehrfachaufstellung: Was macht Sinn?

Eine Maschine für alle

Spart Kosten bei Anschaffung und Wartung
Fördert den zentralen Austausch im Team
Kann zu Warteschlangen in Stoßzeiten führen
Längere Laufwege für entfernte Arbeitsplätze

Mehrere Maschinen verteilt

Kürzere Wege für alle Mitarbeitenden
Geringere Belastung pro Gerät, längere Lebensdauer
Höhere Gesamtkosten für Wartung und Verbrauchsmaterial
Bessere Abdeckung bei großen Büroflächen

Hybridlösung

Eine beliebte Strategie: Eine hochwertige Hauptmaschine im zentralen Pausenraum und eine oder zwei kompakte Ergänzungsmaschinen in entfernten Bereichen. So kombinieren Sie die Vorteile beider Ansätze.

Zusätzliche Ausstattung nicht vergessen

Die Kaffeemaschine allein macht noch keine gute Kaffeeversorgung. Denken Sie auch an:

Tassen und Gläser: Hochwertige Porzellantassen statt Pappbecher zeigen Wertschätzung und sind nachhaltiger
Milch und Zucker: Frische Milch im Kühlschrank oder im integrierten Milchkühler der Maschine
Löffel und Rührstäbchen: Idealerweise aus Edelstahl statt Plastik
Wasserversorgung: Ein Wasserspender in der Nähe der Kaffeemaschine ist die perfekte Ergänzung
Abfallentsorgung: Ausreichend große Behälter für Kaffeesatz und Restmüll

Unsere Empfehlung nach Bürogröße im Überblick

Bürogröße	Tassen/Tag	Maschinentyp	Wasserversorgung	Anzahl Maschinen
5–15 Personen	20–60	Kompakter Vollautomat	Wassertank	1
15–30 Personen	60–120	Professioneller Vollautomat	Festwasser	1
30–50 Personen	120–200	Hochleistungs-Vollautomat	Festwasser	1–2
50–100 Personen	200–400	Profigeräte	Festwasser	2–3
100+ Personen	400+	Profigeräte + Standgeräte	Festwasser	3+

Fazit: Die Größe muss zum Bedarf passen

Die richtige Maschinengröße ist kein Luxus, sondern eine Notwendigkeit. Eine perfekt dimensionierte Kaffeelösung sorgt für zufriedene Mitarbeitende, minimale Wartezeiten und eine lange Lebensdauer der Geräte. Nehmen Sie sich die Zeit, Ihren Bedarf sorgfältig zu ermitteln, und lassen Sie sich von Experten beraten, die den gewerblichen Kaffeemarkt kennen.

Einen umfassenden Überblick über alle Auswahlkriterien – von Maschinentypen bis Beschaffungsmodellen – finden Sie in unserem Leitfaden zur Firmen-Kaffeemaschine.