Kaffee & Snacks im Büro steuerlich absetzen: Konten, Buchung & Bewirtungsregeln (2026)

Auf welches Konto buche ich Kaffee für Mitarbeiter?

Kaffee, Tee, Wasser und kleine Snacks am Arbeitsplatz gelten steuerlich als betriebliche Aufmerksamkeiten — nicht als Bewirtung und nicht als Sachbezug. Sie sind zu 100% als Betriebsausgabe absetzbar.

Was	Konto SKR03	Konto SKR04	Absetzbar	Vorsteuer
Kaffee, Tee, Wasser für Mitarbeiter	4653 (Aufmerksamkeiten)	6643	100%	7% bzw. 19% je nach Produkt
Milch, Zucker, Kekse für Mitarbeiter	4653	6643	100%	7% bzw. 19%
Obst für Mitarbeiter	4653	6643	100%	7%
Tasse Kaffee/Gebäck für Kunden beim Termin	4653 (Aufmerksamkeiten)	6643	100%	7% bzw. 19%
Bewirtung für Kunden (Essen, Catering)	4650 (Bewirtungskosten)	6640	70%	7% oder 19% je nach Bezugsweg

Wichtig: Die Gerätekosten (Kaffeemaschine, Wasserspender, Snackautomat) laufen auf anderen Konten. Details dazu in unseren Artikeln zu Kaffeevollautomat-Leasing und Steuervorteile und Leasing vs. Miete: der Steuer-Guide.

Buchungsbeispiel: Kaffeebohnen für das Büro

Ein Unternehmen kauft Kaffeebohnen für 59,92 € brutto (56,00 € netto + 3,92 € USt. 7%):

Soll	Haben	Betrag
4653 Aufmerksamkeiten	1200 Bank	56,00 €
1571 Abziehbare Vorsteuer 7%	1200 Bank	3,92 €

Kein Bewirtungsbeleg nötig, keine Namensliste, kein Anlass — einfach buchen.

Wann gelten Getränke als Bewirtung? Die 70/30-Regel

Nicht alles, was Sie einem Kunden anbieten, ist automatisch Bewirtung. Entscheidend ist der Umfang — laut Haufe gelten Kaffee, Tee und Gebäck als Aufmerksamkeit (100%), erst ein richtiges Essen wird zur Bewirtung (70%) nach § 4 Abs. 5 Nr. 2 EStG:

Situation	Absetzbar	Buchungskonto SKR03
Kaffee für Mitarbeiter im Pausenraum	100%	4653 Aufmerksamkeiten
Tasse Kaffee + Kekse für Kunden beim Termin	100%	4653 Aufmerksamkeiten
Wasser für Bewerber im Vorstellungsgespräch	100%	4653 Aufmerksamkeiten
Catering für interne Schulung (nur Mitarbeiter)	100%	4653 Aufmerksamkeiten
Geschäftsessen mit Kunden (Restaurant/Catering)	70%	4650 Bewirtungskosten
Buffet bei Kundenveranstaltung	70%	4650 Bewirtungskosten

Buchungsbeispiel: Kaffee & Gebäck für Kundentermin

Bewirtung eines Kunden mit Kaffee und Gebäck vom Catering-Service, Rechnung 47,60 € brutto (40,00 € netto + 7,60 € USt. 19%):

Soll	Haben	Betrag
4650 Bewirtungskosten (70%)	1200 Bank	28,00 €
4654 Nicht abzugsfähige Bewirtung (30%)	1200 Bank	12,00 €
1576 Abziehbare Vorsteuer 19%	1200 Bank	7,60 €

Die Vorsteuer ist zu 100% abzugsfähig — auch wenn die Bewirtungskosten selbst nur zu 70% absetzbar sind.

Infografik zur 70/30-Regel bei Bewirtungskosten — Bei Gästebewirtung sind 70% absetzbar, 30% gelten als Repräsentationsaufwand · Bild: KI-generierte Illustration

Dokumentationspflichten bei Bewirtung

Für die 70%-Abzugsfähigkeit müssen Sie dokumentieren:

Datum und Ort der Bewirtung
Namen aller bewirteten Personen (auch eigene Mitarbeiter)
Geschäftlicher Anlass (z.B. “Projektbesprechung Website-Relaunch”)
Höhe der Aufwendungen mit Originalbeleg

Bei Aufmerksamkeiten für Mitarbeiter (100%-Abzug) entfällt diese Dokumentation komplett.

Mischnutzung: Kaffeemaschine im Besprechungsraum

Wenn eine Kaffeemaschine sowohl von Mitarbeitern als auch für Kundentermine genutzt wird:

Gerätekosten (Miete, Leasing, Kauf) → immer 100% absetzbar, egal wo die Maschine steht
Verbrauchsmaterial (Bohnen, Milch) → als Aufmerksamkeiten buchen (100%)
Bewirtung nur bei konkreten Anlässen separat buchen (70%)

Praxistipp: Dokumentieren Sie die Geräte- und Verbrauchskosten pauschal als Mitarbeiterversorgung (100%). Buchen Sie Bewirtung nur bei konkreten, dokumentierten Anlässen mit externen Gästen separat.

Kaffee und die 50-Euro-Sachbezugsgrenze

Sachzuwendungen an Mitarbeiter sind gemäß § 8 Abs. 2 Satz 11 EStG bis zu 50 Euro pro Monat steuerfrei (Freigrenze, nicht Freibetrag — bei Überschreitung wird der gesamte Betrag steuerpflichtig). Aber: Kaffee und Wasser am Arbeitsplatz fallen nicht darunter.

Zuwendung	Fällt unter 50-Euro-Grenze?	Grund
Essensgutscheine	Ja	Sachbezug
Getränkemarken	Ja	Sachbezug
Tankgutscheine	Ja	Sachbezug
Kaffee & Wasser am Arbeitsplatz	Nein	Betriebliche Aufmerksamkeit
Obst & kleine Snacks	Nein	Betriebliche Aufmerksamkeit

Die Kaffeeversorgung belastet also die 50-Euro-Grenze nicht und ist trotzdem steuerfrei für den Arbeitnehmer.

Mitarbeiterversorgung im Pausenraum mit Kaffeemaschine — Kaffee am Arbeitsplatz ist eine betriebliche Aufmerksamkeit — kein Sachbezug · Bild: KI-generierte Illustration

Essenszuschüsse über Snackautomaten

Wenn Sie Mitarbeitern vergünstigte Mahlzeiten über einen Snackautomaten anbieten, gelten die amtlichen Sachbezugswerte.

Sachbezugswerte 2026

Gemäß der Sozialversicherungsentgeltverordnung (SvEV) gelten seit dem 1. Januar 2026 folgende amtliche Sachbezugswerte:

Mahlzeit	Sachbezugswert 2026
Frühstück	2,37 €
Mittagessen	4,57 €
Abendessen	4,57 €

Wann ist der Essenszuschuss steuerfrei?

Mahlzeit im Automat (6 €)	Mitarbeiter zahlt	Arbeitgeber übernimmt	Steuerpflicht
Variante A	mind. 4,57 €	max. 1,43 €	Steuerfrei
Variante B	3,00 €	3,00 €	4,57 € Sachbezug zu versteuern
Variante C (kostenlos)	0 €	6,00 €	Voller Sachbezug zu versteuern

Einfachste Lösung: Snacks im Automaten zum Selbstkostenpreis anbieten. Der Arbeitgeber stellt nur die Infrastruktur (Snackautomat mieten oder leasen) — keine Sachbezugsproblematik.

Branchenspezifische Buchung

Praxen und Kanzleien

In Arztpraxen und Anwaltskanzleien gibt es immer Mischnutzung:

Versorgung	Konto SKR03	Absetzbar
Wartezimmer-Kaffee für Patienten/Mandanten	4653	100% (Aufmerksamkeit)
Kaffee für Mitarbeiter	4653	100% (Aufmerksamkeit)
Geschäftsessen mit Mandant (Restaurant)	4650	70% (Bewirtung)

Tipp: Separate Kostenstellen für Mitarbeiter- und Patientenversorgung anlegen.

Hotels und Gastronomie

In Hotels gelten andere Regeln (viele Betriebe nutzen den branchenspezifischen SKR70 für Hotellerie und Gastronomie):

Situation	Konto SKR03	Absetzbar
Frühstücksbuffet für Hotelgäste	Wareneinsatz (Klasse 5)	100%
Lobby-Kaffee für Gäste	Wareneinsatz (Klasse 5)	100%
Kaffee für Mitarbeiter	4653	100%

Keine 70%-Regel: Bei zahlenden Gästen handelt es sich nicht um Bewirtung, sondern um Wareneinsatz.

Handwerk und Produktion

In Werkstätten und Produktionsbetrieben mit Kaffeeversorgung:

Versorgung	Konto SKR03	Absetzbar
Pausenraum für Mitarbeiter	4653	100%
Wasserspender in der Halle	4653	100%
Kaffee für Lieferanten/Partner	4650	70%

Checkliste: Steuerlich korrekt buchen

Mitarbeiterversorgung (Konto 4653)
- Kaffee, Tee, Wasser → 100% absetzbar
- Obst, Kekse, kleine Snacks → 100% absetzbar
- Kein Bewirtungsbeleg nötig
Gästebewirtung (Konto 4650)
- Anlass, Datum, Teilnehmer dokumentieren
- 70% als Betriebsausgabe buchen
- 30% als nicht abzugsfähig buchen
- Vorsteuer zu 100% abziehen
Sachbezüge prüfen
- Kaffee & Wasser: kein Sachbezug → kein Problem
- Kostenlose Snacks mit erheblichem Wert: Sachbezugswert prüfen
- Essenszuschuss: Eigenanteil mind. Sachbezugswert (4,57 €)
Gerätekosten separat
- Miete/Leasing → sofort als Betriebsausgabe (Details)
- Kauf → AfA über Nutzungsdauer (Details)

Hinweis: Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und ersetzt keine steuerliche Beratung. Für Ihre individuelle Situation konsultieren Sie bitte Ihren Steuerberater. Stand: April 2026