Bewirtung & Sachzuwendungen: Die Sonderregeln für Pausenversorgung

Pausenversorgung: Die steuerlichen Grundlagen

Die Versorgung Ihrer Mitarbeiter mit Kaffee, Wasser und Snacks ist 100% als Betriebsausgabe absetzbar. Alle Details zu Geräte-Miete, Leasing und Kauf finden Sie in unserem Steuer-Guide für Leasing vs. Miete.

Dieser Artikel behandelt die Sonderregeln: Bewirtung von Gästen, Sachbezüge für Mitarbeiter und Essenszuschüsse.

Bewirtungskosten: Die 70/30-Regel

Wenn Sie externe Gäste bewirten (Kunden, Geschäftspartner, Bewerber), gelten besondere Regeln nach § 4 Abs. 5 Nr. 2 EStG. Ein konkretes Beispiel für Wasserspender finden Sie in unserem Artikel Wasserspender steuerlich absetzen.

Was gilt als Bewirtung?

Situation	Absetzbar	Regel
Kaffee für Mitarbeiter	100%	Betriebsausgabe
Kaffee für Kunden im Besprechungsraum	70%	Bewirtung
Wasser für Bewerber im Vorstellungsgespräch	70%	Bewirtung
Snacks für Geschäftspartner	70%	Bewirtung
Catering für Kundenveranstaltung	70%	Bewirtung

Die 70/30-Aufteilung

Anteil	Steuerlich
70% der Kosten	Absetzbar als Betriebsausgabe
30% der Kosten	Nicht abzugsfähig (Repräsentationsaufwand)

Beispiel: Sie bewirten Kunden mit Kaffee und Snacks für 150 Euro.

70% = 105 Euro → absetzbar
30% = 45 Euro → nicht absetzbar

Infografik zur 70/30-Regel bei Bewirtungskosten — Bei Gästebewirtung sind 70% absetzbar, 30% gelten als Repräsentationsaufwand · Bild: KI-generierte Illustration

Dokumentationspflichten bei Bewirtung

Für die 70%-Abzugsfähigkeit müssen Sie dokumentieren:

Datum und Ort der Bewirtung
Namen aller bewirteten Personen (auch Ihre Mitarbeiter)
Anlass der Bewirtung (geschäftlicher Grund)
Höhe der Aufwendungen (mit Beleg)

Praxistipp für Bürogeräte:

Wenn ein Wasserspender oder eine Kaffeemaschine im Besprechungsraum steht, ist eine pauschale Zuordnung schwierig. Ob Sie das Gerät mieten, leasen oder kaufen – die Gerätekosten sind immer zu 100% absetzbar.

Unsere Empfehlung:

Dokumentieren Sie die Gerätekosten insgesamt als Mitarbeiterversorgung (100% absetzbar)
Buchen Sie Bewirtung nur bei konkreten Anlässen separat (70%)
Führen Sie ein Bewirtungsbuch für größere Veranstaltungen

Sachzuwendungen: Die 50-Euro-Grenze

Sachzuwendungen an Mitarbeiter sind gemäß § 8 Abs. 2 EStG bis zu 50 Euro pro Monat steuerfrei (seit 2022 erhöht von 44 Euro).

Was fällt unter die 50-Euro-Grenze?

Zuwendung	Fällt unter 50-Euro-Grenze?
Essensgutscheine	✅ Ja
Getränkemarken	✅ Ja
Tankgutscheine	✅ Ja
Geschenke an Mitarbeiter	✅ Ja
Kaffee & Wasser am Arbeitsplatz	❌ Nein – separate Regelung

Wichtig: Kaffee ist kein Sachbezug!

Die regelmäßige Kaffee- und Wasserversorgung am Arbeitsplatz fällt nicht unter die 50-Euro-Sachbezugsgrenze. Sie gilt als betriebliche Aufmerksamkeit und ist:

Vollständig als Betriebsausgabe absetzbar
Kein geldwerter Vorteil für Mitarbeiter
Unabhängig vom Wert steuerfrei für Arbeitnehmer

Das gilt auch fuer:

Tee, Milch, Zucker
Mineralwasser
Obst und kleine Snacks

Hintergrund: Diese Versorgung dient dem betrieblichen Interesse (Konzentration, Motivation) und ist keine Vergütung.

Mitarbeiterversorgung im Pausenraum mit Kaffeemaschine — Mitarbeiterversorgung ist zu 100% als Betriebsausgabe absetzbar · Bild: KI-generierte Illustration

Essenszuschüsse über Snackautomaten

Wenn Sie Ihren Mitarbeitern vergünstigte Mahlzeiten über einen Snackautomaten anbieten, gelten besondere Regeln.

Die amtlichen Sachbezugswerte (2026)

Gemäß der Sozialversicherungsentgeltverordnung (SvEV) gelten seit dem 1. Januar 2026 folgende Werte:

Mahlzeit	Sachbezugswert 2026
Frühstück	2,37 €
Mittagessen	4,57 €
Abendessen	4,57 €

So funktioniert der Essenszuschuss

Wert der Mahlzeit	Mitarbeiter zahlt	Arbeitgeber übernimmt	Steuerlich
6,00 €	mind. 4,57 €	max. 1,43 €	Steuerfrei
6,00 €	3,00 €	3,00 €	4,57 € Sachbezugswert zu versteuern
6,00 €	0 €	6,00 €	Voller Sachbezug zu versteuern

Praxislösung für Snackautomaten

Viele Unternehmen bieten Snacks im Automaten zum Selbstkostenpreis an:

Kostenart	Wer zahlt	Absetzbar
Gerätekosten (Miete/Leasing)	Arbeitgeber	✅ 100%
Wartung und Service	Arbeitgeber	✅ 100%
Snacks im Automaten	Mitarbeiter (Selbstkosten)	–

Vorteil: Keine Sachbezugsproblematik, da Mitarbeiter den vollen Warenwert selbst zahlen. Nur die Infrastruktur wird vom Arbeitgeber gestellt.

Branchenspezifische Besonderheiten

Praxen und Kanzleien

In Arztpraxen und Anwaltskanzleien versorgen Sie auch Patienten und Mandanten:

Versorgung	Absetzbar	Nachweis
Wartezimmer-Kaffee für Patienten	70%	Bewirtung (geschäftlicher Anlass)
Kaffee für Mitarbeiter	100%	Betriebsausgabe
Wasser für Mandanten in Beratung	70%	Bewirtung mit Dokumentation

Empfehlung: Führen Sie separate Kostenstellen für Mitarbeiter- und Gästeversorgung.

Hotels und Gastronomie

In Hotels ist die Kaffeemaschine Teil des Gästeangebots:

Situation	Absetzbar	Grund
Frühstücksbuffet für Hotelgäste	100%	Leistung an zahlende Gäste
Lobby-Kaffee für Gäste	100%	Teil des Hotelangebots
Kaffee für Mitarbeiter	100%	Betriebsausgabe

Keine 70%-Regel: Bei zahlenden Gästen (Hotelübernachtung, Restaurantbesuch) handelt es sich nicht um Bewirtung, sondern um eine normale Betriebsleistung.

Handwerk und Produktion

In Werkstätten und Produktionsbetrieben mit Kaffeevollautomaten:

Versorgung	Absetzbar
Pausenraum-Versorgung für Mitarbeiter	100%
Wasserspender in der Produktionshalle	100%
Kaffee für Lieferanten/Geschäftspartner	70%

Zusammenfassung: Die Regeln im Überblick

Situation	Regel	Absetzbar
Mitarbeiterversorgung (Kaffee, Wasser, Snacks)	Betriebsausgabe	100%
Geräte (Miete, Leasing, Kauf)	Betriebsausgabe	100%
Gästebewirtung (Kunden, Partner)	70/30-Regel	70%
Kostenlose Snacks (erheblicher Wert, regelmäßig)	Sachbezug prüfen	Ggf. steuerpflichtig
Essenszuschuss (vergünstigte Mahlzeit)	Sachbezugswert	Bei Eigenanteil steuerfrei

Checkliste: Steuerlich korrekt abrechnen

Gerätekosten trennen
- Mitarbeiter-Geräte → 100% Betriebsausgabe
- Besprechungsraum → Mischnutzung dokumentieren
Bewirtung dokumentieren
- Anlass, Datum, Teilnehmer notieren
- Nur 70% als Betriebsausgabe buchen
- Belege aufbewahren
Sachbezüge beachten
- Kostenlose Snacks: Wert prüfen
- Bei Essenszuschuss: Eigenanteil sicherstellen
- Kaffee/Wasser: Kein Sachbezug

Sprechen Sie mit Ihrem Steuerberater über die optimale Zuordnung für Ihr Unternehmen.

Hinweis: Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und ersetzt keine steuerliche Beratung. Für Ihre individuelle Situation konsultieren Sie bitte Ihren Steuerberater. Stand: März 2026